Dans les premières étapes de la mise en place d’un système de gestion de l’énergie (SGE), la communication initiale sur le SGE a pour objectifs les suivants :

• annoncer l’engagement de votre organisme à améliorer le rendement énergétique;
• annoncer la mise en place du SGE;
• communiquer la politique énergétique à grande échelle;
• encourager la participation active et la contribution des employés; et
• ouvrir la voie à une communication suivie sur l’énergie.

L’équipe de gestion de l’énergie élabore généralement le contenu de cette communication initiale, avec la contribution de la haute direction.

Une fois le contenu élaboré, il faut décider de la manière dont l’information sera mise en page et transmise au personnel. Quelles que soient les méthodes utilisées, il est essentiel que la haute direction diffuse ce message initial et continue à envoyer des communications de façon proactive sur la gestion de l’énergie dans tout l’organisme. La haute direction définit l’orientation stratégique de votre organisme et fournit les ressources nécessaires aux initiatives organisationnelles. Elle doit donc faire de la gestion de l’énergie une priorité organisationnelle. Sa participation active et sa visibilité sont nécessaires pour démontrer l’engagement de la direction envers l’amélioration du SGE et du rendement énergétique. Elle donne également un exemple positif aux employés.

Les méthodes courantes de mise en page et de présentation du message comprennent les présentations de diapositives, les vidéos, les bulletins d’information, les brochures, les courriels destinés à l’ensemble du personnel, les annonces sur l’intranet et les encarts joints aux chèques de paie.

Si des communications imprimées sont utilisées, assurez-vous qu’il est évident que le message provient de la haute direction. Les événements en direct dirigés par la haute direction, comme une activité de lancement, un déjeuner d’employés ou une réunion de l’ensemble des employés, sont généralement plus efficaces que les approches passives pour faire passer le message et obtenir l’attention et le soutien des employés.

Il convient que le personnel de l’ensemble de l’organisme ainsi que vos entrepreneurs, vos fournisseurs, vos experts-conseils et les autres personnes travaillant sur les lieux soient sensibilisés à l’importance de la gestion de l’énergie. Pour que le système soit efficace, tous les membres du personnel inclus dans le domaine d’application et le périmètre du SGE doivent être conscients de l’incidence du SGE sur leurs activités professionnelles quotidiennes et connaître leurs rôles et leurs responsabilités à cet égard.

La sensibilisation permanente du personnel est essentielle pour intégrer la gestion de l’énergie dans les activités quotidiennes de l’organisme et pour favoriser le fonctionnement efficace du SGE.

Les activités de communication et de formation relatives au SGE doivent permettre de s’assurer que tous les membres du personnel, y compris les entrepreneurs et les prestataires de services sur les lieux, sont conscients de leurs responsabilités relativement au SGE, notamment les suivantes :

• Politique énergétique : Le personnel est censé être conscient de la façon dont l’énergie est liée à ses activités professionnelles et de la façon dont son travail traduit les engagements pris dans la politique énergétique, y compris l’amélioration du rendement énergétique.
• Contribution au SGE : Le personnel doit comprendre comment ses activités contribuent à la réalisation des objectifs et des cibles énergétiques de l’organisme.
• Avantages d’un meilleur rendement énergétique : Le personnel doit être conscient des avantages d’un meilleur rendement énergétique. Parmi les exemples d’avantages potentiels, citons la réduction des coûts, l’augmentation de la marge bénéficiaire, un fonctionnement plus efficace, la réduction des besoins en maintenance, la réduction de l’impact environnemental, une durée de vie prolongée de l’équipement et un confort accru.
• Répercussions des activités et du comportement sur le rendement énergétique : Le personnel doit être conscient de l’incidence de ses activités et de ses comportements sur les usages énergétiques, la consommation énergétique et l’efficacité énergétique.
• Conséquences du non-respect des exigences du SGE : Le personnel doit être conscient des conséquences du non-respect des exigences du SGE. La politique énergétique est un cadre pour le développement d’activités et de processus visant à maximiser l’utilisation efficace de l’énergie et à réduire la consommation énergétique. Par exemple, le fait de ne pas intervenir en cas d’écart important dans le rendement énergétique d’un usage énergétique significatif (UES) peut entraîner une augmentation considérable de la consommation énergétique globale du site.

La feuille de travail facultative du guide peut vous aider à définir et à documenter les exigences de sensibilisation associées à chaque personne, poste ou service.

Une fois que les exigences de sensibilisation ont été définies, la feuille de travail facultative du guide peut servir à documenter les besoins en matière de formation de sensibilisation dans l’ensemble de l’organisme et à élaborer un plan visant à répondre à ces besoins. Le plan de formation porte sur le qui, le quoi, le quand, le où et le comment, et peut servir de dossier de formation. Vous trouverez des exemples supplémentaires dans la feuille de travail facultative du guide.

La plupart des organismes élaborent une forme quelconque de formation générale sur le SGE qui peut être utilisée comme introduction générale au SGE pour les employés nouveaux et anciens, les entrepreneurs, les fournisseurs et les autres personnes qui effectuent des travaux sur le site.

Vous devez établir un processus qui garantit que les communications internes relatives au SGE sont effectuées de manière suivie. À tout le moins, vous devez déterminer :

• les types d’information qui seront communiqués;
• quand la communication aura lieu;
• le public visé par la communication;
• la manière dont la communication sera faite; et
• qui effectuera la communication.

Les sujets et les éléments qui doivent être communiqués au personnel interne concerné comprennent les suivants :

• une politique énergétique;
• l’importance d’une gestion efficace de l’énergie;
• l’engagement et rôle de la haute direction;
• les rôles et les responsabilités du personnel;
• les objectifs et les cibles énergétiques;
• les critères opérationnels.

Différentes méthodes peuvent être utilisées selon l’objet de la communication concernant le SGE et selon le public. Utilisez vos processus de communication interne existants lorsque cela est possible.

Il faut établir et mettre en œuvre des processus de communication externe pour le SGE. À tout le moins, le processus de communication externe doit répondre aux questions suivantes :

• Quels sujets ou quels renseignements seront communiqués à l’externe?
• Quand la communication aura-t-elle lieu?
• Qui est le public visé par la communication?
• Comment la communication aura-t-elle lieu?
• Qui effectuera la communication?

Conscients de l’intérêt croissant du public, des clients et des autres parties prenantes pour la durabilité et du désir de nombreux organismes de faire preuve de leadership dans ce domaine, certains organismes décident de communiquer de manière proactive leur politique énergétique, leurs objectifs et leurs réalisations. D’autres organismes adoptent une approche réactive, répondant au cas par cas aux demandes d’information présentées.

Pour les processus de communication externe sur le SGE, veillez à examiner et à coordonner, si nécessaire, les politiques ou les procédures de communication existantes. Ces politiques peuvent établir que seuls certains postes organisationnels (membres du personnel) sont responsables et ont le pouvoir de communiquer avec certains types de parties prenantes ou de parties intéressées, comme les fournisseurs de services publics, les représentants de la communauté ou les organismes de réglementation publics. La feuille de travail facultative du guide peut vous aider à planifier les communications externes. La planification de la communication externe et interne peut être combinée à des fins d’efficience.

Votre organisme peut choisir de maintenir ou de conserver l’information documentée relative aux communications sur le SGE, y compris le système de commentaires ou de suggestions. Vous pouvez utiliser la feuille de travail facultative du guide pour conserver l’information documentée relative aux communications sur le SGE.

Si vous n’avez pas de SMÉ conforme au programme 50001 Ready et vous souhaitez en instaurer un qui améliora la performance énergétique de votre organisation en plus de vous assister dans la gestion des émissions de GES liées à l’énergie, vous devez suivre les directives de l’onglet « Description complète » de cette tâche en gardant en tête ce qui suit :

1. Développer et transmettre une communication initiale sur le SMÉ. Assurez-vous que la communication initiale inclut un aperçu de :
   • L’engagement de l’organisation envers l’amélioration de la performance et la réduction des émissions de GES liées à l’énergie.
   • L’inclusion des émissions de GES aux objectifs du SMÉ incluant la politique énergétique mise à jour.
2. Assurer la sensibilisation du personnel touché. Assurez-vous que tous les membres du personnel touchés (incluant les entrepreneurs) sont conscients de la façon dont l’inclusion des GES liés à l’énergie au SMÉ affecte leurs activités quotidiennes de travail et/ou leurs rôles et responsabilités. Assurez-vous qu’ils comprennent leur influence sur les émissions de GES liées à l’énergie ainsi que les avantages de réduire les émissions de GES liées à l’énergie.
3. Communiquer à l’interne. Assurez-vous que vos processus et supports de communication internes incluent les questions relatives aux émissions de GES liées à l’énergie. Cela inclut la communication des émissions de GES liées à l’énergie dans la politique énergétique, les objectifs et cibles, les critères opérationnels, et les rôles et responsabilités du personnel.
4. Décider de communiquer avec les parties externes. Assurez-vous que des processus soient en place pour communiquer avec les parties intéressées externes. Inclure les objectifs de réduction des émissions de GES liées à l’énergie à vos communications. Coordonner au besoin avec toute politique ou procédure de communication existante relative aux émissions de GES liées à l’énergie.

Si vous avez un SMÉ existant conforme au programme 50001 Ready et souhaitez l’adapter à la gestion des émissions de GES liées à l’énergie, vous devez :

1. Développer et transmettre une communication initiale sur le SMÉ. La communication initiale devrait être remise à tous les employés à l’intérieur du domaine d’application et des périmètres et devrait expliquer :
   • L’engagement mis à jour de l’organisation envers l’amélioration de la performance énergétique et la réduction des émissions de GES liées à l’énergie.
   • L’inclusion des émissions de GES liées à l’énergie aux objectifs, cibles et politique énergétique du SMÉ.
   • Tout changement significatif au SMÉ, à la situation énergétique de référence, ou à ses priorités, causé par l’inclusion des émissions de GES liées à l’énergie.
2. Assurer la sensibilisation du personnel concerné. Assurez-vous que tous les membres du personnel concernés (incluant les entrepreneurs) sont conscients de la façon dont l’inclusion des GES liés à l’énergie au SMÉ affecte leurs activités de travail quotidiennes et/ou leurs rôles et responsabilités. Assurez-vous qu’ils comprennent leur influence sur les émissions de GES liées à l’énergie ainsi que les avantages de réduire les émissions de GES liées à l’énergie.
3. Communiquer à l’interne. Examinez vos processus et supports de communication interne et mettez-les à jour pour inclure les questions relatives aux émissions de GES. Ceci peut inclure les mises à jour à la politique énergétique axée sur les émissions de GES liées à l’énergie, aux objectifs et cibles, aux critères opérationnels, et aux rôles et responsabilités du personnel.
4. Examiner vos processus de communication externe. Assurez-vous que des processus soient en place pour communiquer avec les parties intéressées externes. Inclure les objectifs de réduction des émissions de GES liées à l’énergie à vos communications. Coordonner au besoin avec toute politique ou procédure de communication existante relative aux émissions de GES liées à l’énergie.

Creating organizational awareness about water management is an important part of getting and sustaining buy-in. Personnel must be aware of their roles and responsibilities related to the organization’s water management to integrate them into daily operations.

Employees should be aware that the organization is committed to saving water and that there is a water management system in place. In addition, any personnel (including contractors) included within the scope and boundaries of water management (Task 3) must be aware of how water management impacts their work activities and know their roles and responsibilities.

FEMP Water Manual section 2.5 (Determine the Communication Strategy) and section 3.2.1 (Consider Water Awareness and Education) provide detailed information on developing a successful communication strategy, as well as ways to raise awareness about water management. FEMP’s Best Management Practice #2, provides detailed guidance for communicating your water management policy both internally and externally. We have summarized the material put together by FEMP below to help you with this task.

Develop a communication strategy for your water management program to manage expectations, build consensus, support project timelines, and enhance coordination among all stakeholders. If your facility or agency has communication specialists, they can be very beneficial in helping your team develop a strategy that:

• Engages leadership and encourages commitment to your water management goals
• Communicates your program to internal and external stakeholders
• Reports progress toward goals
• Engages facility occupants

It is very important to engage people. Technologies will not work unless people use them correctly, and conserving water is no exception. That is why education and raising awareness about water-smart behaviors are very important in achieving water management success. Use your water awareness and education efforts to communicate the following:

• What changes are being made and why
• How behaviors help to conserve water
• How staff are helping to save water, and if possible, by how much
• Who to contact to report issues (e.g., leaks) and recommend conservation ideas

Share your success. Always keep a two-way line of communication open with the water users. And in addition to regular communication, recognize success through rewards. You should let not only your building occupants know how much water they are saving, but also share the news with your agency. Become a best practice for other facilities to follow!

Communicating goals and publicizing the success of your facility’s water management is important in your continued success. According to EPA’s WaterSense at Work step 3. (Setting and Communicating Goals), once water management goals and policies have been developed, they must be communicated to the entire organization with the support of senior management or the building owners. Top-level support gives legitimacy to the initiative and informs employees that water and energy reductions are a priority. A feedback mechanism should be created to encourage input, suggestions, and reporting of problems. There are a number of options for sharing both internal and external information and education.

Internal Information and Education Options

The following options are available to help federal agencies conduct internal communication and education programs.

• Establish a user-friendly hotline or other communication system that internal stakeholders can use to report water leaks or other wastes of water and energy. Repair reported leaks promptly to encourage continued participation.
• Keep employees informed about your commitment to water efficiency, ongoing improvement programs, and any program successes. Start a water conservation column in your building or agency newsletter featuring how much water has been saved through the water management program.
• Share information with employees on how water is used at your facility and how much water is used for each application. This communicates how employee actions can reduce water use.
• Place signs and placards near new equipment, making it easy to understand the new technology and how to use it properly.
• Start a suggestion and incentive system to recognize and encourage water savings in your facility. Consider distributing efficiency devices. Communicate progress toward achieving water use reduction goals.
• Conduct regular training workshops for implementing water efficiency best management practices. Include maintenance personnel to keep them up to date on operational changes and maintenance procedures.

External Information and Education Options

The following options are available to help federal agencies conduct external communication and education programs.

• Work with local utilities to develop comprehensive programs and to share successes with other similar facilities.
• Invite members of the local news media to tour your facility and see firsthand the efficiency program and achieved successes.
• Create displays presenting facility water savings for posting in your lobby and other public reception areas.
• Develop websites, brochures, and other materials for distribution to employees and the public describing your program, goals, and successes.

Finally, if your facility is doing its part to save community resources, let the community know. Informing the public about your facility’s commitment to reducing water use is good news. The news media are often interested in facilities that take a proactive stand on water efficiency.

Use this task to detail necessary steps for delivering needed communications to both internal and external parties that emphasize the importance of energy management to your site.  The example hotels Playbook for task 15 provides helpful planning worksheets for both internal and external communications, as well as other forms to help organize your communications and awareness-building.  Getting and keeping top management engaged in these communications is important.  Use existing forms of communicating to staff as much as possible – email, internal newsletters, televisions monitors, bulletin boards, etc.

For external stakeholders, including the public, you may want to promote your energy policy and any successes in public areas such as lobbies and other common areas.  Consider annual observances such as Earth Day to highlight successes or promote general awareness of energy policies, goals, and tips to your guests.  You may also want to seek out local events for spreading awareness and communicate with peers to share lessons learned.

Comme la norme ISO 50001:2018, les normes ISO 14001:2015 et ISO 9001:2015 exigent que la haute direction établisse, mette en œuvre et maintienne une politique qui doit être communiquée au sein de l’organisme. Selon les trois normes, la haute direction est également tenue de communiquer l’importance d’une gestion efficace (de l’énergie, de l’environnement ou de la qualité). Les processus de communication mis en place dans un système de gestion pour réaliser ces éléments peuvent être utilisés aux mêmes fins dans les autres systèmes de gestion.

Les processus de formation et de sensibilisation utilisés dans les systèmes de gestion conformes aux normes ISO 14001:2015 et ISO 9001:2015 pour assurer la sensibilisation nécessaire du personnel sont probablement bien adaptés à l’utilisation d’un système de gestion de l’énergie conforme à la norme ISO 50001:2018. Bien que le contenu de la formation générale et de la communication varie en fonction de la norme concernée, les processus sous-jacents utilisés pour atteindre la sensibilisation requise peuvent être communs aux systèmes de gestion de l’environnement, de l’énergie, de la santé et de la sécurité, ou de la qualité.

Les organismes qui se conforment à la norme ISO 14001:2015 devraient déjà avoir mis en place les processus nécessaires pour répondre aux exigences de communication interne de la norme ISO 50001. Les processus utilisés pour communiquer l’information environnementale dans le cadre de la norme ISO 14001 peuvent également être utilisés pour transmettre l’information relative à la politique énergétique, au SGE et à l’énergie. Le processus de commentaires ou de suggestions prévu dans la norme ISO 50001 est un processus de communication qui permet de contribuer à l’amélioration continue, ce qui est également une exigence de la norme ISO 14001.

Les organismes qui se conforment à la norme ISO 9001:2015 ont mis en place un certain nombre de processus de communication interne qui peuvent être exploités pour le système prévu dans la norme ISO 50001. Il s’agit, par exemple, des processus conformes à la norme ISO 9001 utilisés pour communiquer à l’interne la politique, les objectifs et les rôles, ainsi que les responsabilités et les pouvoirs.

Les organismes qui se conforment à la norme ISO 9001 ou à la norme ISO 14001 disposent déjà de processus de communication externe qui déterminent qui doit communiquer, quoi, quand, comment et avec qui. Ces mêmes processus de communication externe peuvent être utilisés pour les besoins du SGE.

L’étape 1.3 des Lignes directrices pour la gestion de l’énergie d’ENERGY STAR^® suggère de communiquer la politique énergétique à l’ensemble du personnel afin de les encourager à participer. La norme ISO 50001 exige que la politique énergétique soit communiquée au sein de l’organisme.

Les utilisateurs d’ENERGY STAR communiquent avec les parties prenantes externes. Ces communications pourraient constituer un point de départ pour les communications externes sur le SGE.